Le imprese italiane, anche di medie dimensioni, lavorano spesso con l’estero senza stipulare adeguati contratti internazionali, correndo il rischio di trovarsi in balia degli eventi ove sorgano controversie commerciali con l'estero, oppure nel caso in cui ci si trovi a dover recuperare un credito; in tali casi, si finisce per dipendere dalle condizioni scritte imposte dal cliente o dal fornitore estero.
In mancanza di un contratto internazionale, l’acquisizione e la gestione dei clienti o dei fornitori esteri rischia di diventare più stressante, inefficiente ed anti-economica. Il contratto è lo strumento indispensabile per organizzare e gestire la relazione con i clienti ed i fornitori esteri, contenere i rischi commerciali e straordinari oltre che favorire il recupero del credito. Per tali ragioni, quando si commercia con l'estero, l'assistenza di un avvocato o studio legale con esperienza in contrattualistica internazionale si rivela decisiva per disciplinare in anticipo, attraverso un contratto ben strutturato ed efficace, un eventuale contenzioso commerciale internazionale.
Indice
I vantaggi di efficaci modelli contrattuali
L’impresa che arriva a definire i propri modelli contrattuali e, soprattutto, li conosce e li attua nei suoi processi interni, è senza dubbio un’impresa efficiente e destinata al successo nel suo mercato di riferimento. Così facendo, l’impresa raggiunge importanti obiettivi:
- Conosce e migliora il proprio modello di business;
- Può meglio controllare e gestire i rischi commerciali e/o straordinari (ad es. emergenza Covid-19 o guerre)
- Ha una migliore performance economico-finanziaria, in quanto può ridurre i rischi di mancato pagamento, la contestazione dei beni e servizi resi o l’interruzione delle forniture;
- Migliora il clima aziendale e rende più definiti e chiari i processi decisionali interni (“chi fa cosa e come”);
- Rende più trasparente e stabile la sua relazione con i suoi clienti e fornitori, fidelizzandoli;
- Valorizza e difende il suo know how e la proprietà industriale e intellettuale;
- Crea valore e rispetto nel tempo;
- Ottiene più facilmente credito bancario e può accedere a sistemi di finanza agevolata e garanzie crediti export (SACE e SIMEST)
- Ottiene valutazioni di mercato più alte e può quindi con successo concludere operazioni di M&A.
In generale, per contrattualizzare un rapporto commerciale con l'estero, si presentano due opzioni:
- condizioni generali aziendali;
- Contratti ad hoc.
Le condizioni generali di vendita
Tra le condizioni generali di contratto, le più diffuse sono le condizioni generali di vendita, specifiche per ciascun esportatore: definiscono i doveri dell’acquirente consentendo all’esportatore di difendere i propri interessi. Le condizioni generali di vendita di un’impresa non sono generalmente modificabili dalla controparte che può solo aderirvi; di conseguenza, la negoziazione della controparte riguarderà unicamente i termini commerciali dell’offerta.
Quando le condizioni generali sono vincolanti
Naturalmente, per vincolare la controparte estera, le condizioni generali devono:
- essere scritte in inglese o in una lingua che la controparte conosce;
- essere inviate alla controparte con l’ordine o la conferma d’ordine, e da quest’ultima sottoscritte o accettate per iscritto, prima di cominciare ad eseguire le prestazioni.
Quando le condizioni generali non sono vincolanti
Le condizioni generali non vincolano il partner se soltanto:
- le riceve dopo che ha confermato l’offerta commerciale,
- le riceve assieme alla fattura o sul retro della stessa,
- sono visibili sul sito web aziendale.
Le condizioni generali non espressamente accettate o sottoscritte
Spesso accade altresì che il cliente non accetti espressamente le condizioni generali ricevute o, a sua volta, proponga le proprie condizioni generali di acquisto. In tal modo, la mancanza di condivisione reciproca, sarà fonte di incertezza in caso di controversia commerciale, e renderà più complicato il recupero del credito all'estero; incertezza che sarà il giudice o l’arbitro a risolvere, con esito non prevedibile per le parti.
Il Contratto commerciale internazionale
Dove il valore in gioco è elevato e le questioni da affrontare sono molteplici, non è sempre possibile usare le condizioni generali ed è preferibile che le parti negozino e firmino il testo di un contratto commerciale internazionale, anche per ovviare ai predetti inconvenienti.
A differenza delle condizioni generali, il modello di contratto aziendale consente di racchiudere in un unico documento sia gli aspetti commerciali, sia gli aspetti legali ed eventualmente, di aggiungere, anche attraverso allegati, altri impegni che riguardano lo stesso cliente quali, ad esempio, l’accordo di comodato relativo a determinate attrezzature, ulteriori specifiche che riguardano i prodotti, la regolamentazione dell’assistenza tecnica post-vendita e i costi specifici, e così via.
Alla fine, il vantaggio organizzativo di condensare tutti gli elementi salienti della relazione commerciale con un cliente o un fornitore in un unico testo contrattuale ripaga ampiamente degli sforzi iniziali fatti per arrivare a definire un proprio modello contrattuale.
Email, incontri, verbali di riunione, scambi di documentazione tecnica e commerciale, dovrebbero trovare nel contratto una loro chiara sintesi e sistemazione, suggellata dalla firma dei legali rappresentanti e dal timbro di entrambe le società.
Il contratto non viene firmato
A volte accade che le parti siano d’accordo, ma non firmino, oppure prima di firmare anticipino l’esecuzione del contratto. Anche se le leggi di molti Stati e la Convenzione di Vienna del 1980 sulla vendita internazionale di beni, non richiedono la sottoscrizione formale delle parti, è pur sempre necessario dimostrare l’esistenza e la portata dell’accordo raggiunto.
Pertanto, le imprese si dovrebbero sempre preoccupare di inviare per tempo e far sottoscrivere i propri contratti e di richiamarli nei successivi documenti (ad esempio, le fatture o i documenti di trasporto e consegna).
Vantaggi di condizioni generali e contratti internazionali
Tramite proprie condizioni generali o propri modelli contrattuali, si può meglio assicurare il buon fine delle operazioni e proteggersi contro i rischi di mancato pagamento o di un eventuale contenzioso commerciale internazionale.
Gli aspetti che possono essere meglio disciplinati, senza rischi di contestazione, riguardano, tra l’altro:
- le modalità di pagamento e di trasporto,
- i termini di garanzia,
- le responsabilità per inadempimento,
- il diritto di sospendere, risolvere il contratto o rivedere il prezzo
Inoltre e soprattutto, in un contratto o nelle condizioni generali di vendita per i clienti esteri, non dovrebbe mai mancare l’indicazione della legge applicabile e del giudice o dell’arbitro che può decidere l’eventuale controversia.
Conseguenze derivanti dall’assenza di contratto
Qualche esempio reale potrà meglio chiarire le possibili conseguenze ove non si contrattualizzi adeguatamente un rapporto commerciale con un cliente o fornitore estero.
1: modalità di consegna non chiare
Una pmi che ha avuto delle esperienze positive di acquisti di alluminio dalla Cina, con ordini e conferme d’ordine, trova un fornitore cinese di lastre di vetro.
Le parti si mettono d’accordo sul prezzo, ma l’azienda italiana non contrattualizza le modalità di consegna e non indica correttamente i termini di resa Incoterms della spedizione, finendo per ricevere il prodotto acquistato letteralmente in frantumi. Non essendo chiare le responsabilità per l’imballo e il trasporto, è impossibile per l’azienda italiana essere risarcita del danno dalle controparti o dalle assicurazioni.
2: manca la scelta del giudice in caso di controversia
Tante aziende consegnano i prodotti ai loro clienti UE soltanto sulla base di ordine e conferma d’ordine. Quando devono poi recuperare il credito scoprono che, ai sensi della normativa UE, devono rivolgersi al giudice dello Stato membro in cui hanno consegnato la merce. Invece, se avessero adottato delle condizioni generali di vendita con clausola di scelta del giudice italiano avrebbero potuto ottenere un titolo in Italia contro ciascun debitore estero, titolo eseguibile in tutta l’UE.
O ancora, vi sono aziende italiane che ricevono notifiche di atti giudiziari dall’estero perché i clienti insoddisfatti (a causa di ritardi o non conformità della merce) e che non li pagano li citano in giudizio per i danni presso il giudice della loro sede estera. Tali cause non sarebbero state possibili all’estero se detti clienti avessero all’inizio ricevuto le condizioni generali di vendita con giurisdizione italiana.
Lo studio legale LEX IBC può aiutarvi a redigere, negoziare e revisionare i contratti con l’estero, così come supportare la vostra impresa al meglio nella risoluzione delle controversie con clienti e fornitori internazionali.
Contatta l'avvocato per una consulenza
Mariangela Balestra
Avvocato Contratti Internazionali
Avvocato a Bologna, mi occupo di Diritto Commerciale Internazionale e Diritto di Impresa; docente in corsi dedicati alle imprese, lavoro correntemente anche in lingua inglese e francese e partecipo a progetti internazionali in materia di legislazione su nuove tecnologie e intelligenza artificiale.
Mariangela Balestra, 2024 - ALL RIGHTS RESERVED
